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Nuova Funzionalità Certiblok: Invita Utente Esterno per Collaborazioni Sicure e Efficienza Documentale

04
Giu

Certiblok ha recentemente introdotto una nuova e potente funzionalità nella sua piattaforma: “Invita Utente Esterno”. Questa innovazione permette di coinvolgere partner esterni alla tua organizzazione, arricchendo il tuo team con competenze specifiche, come quelle di consulenti esterni, senza compromettere la sicurezza dei dati. Con un solo clic, puoi invitare un “ospite” a gestire i tuoi documenti direttamente nel tuo account Certiblok, senza la necessità di condividere copie all’esterno della tua organizzazione.

La funzionalità “Invita Utente Esterno” si distingue per la sua semplicità e sicurezza. Tradizionalmente, il coinvolgimento di partner esterni richiedeva l’invio di copie di documenti via email o tramite altre piattaforme di condivisione, esponendo così i dati a rischi di sicurezza e perdendo il controllo sui file distribuiti. Con Certiblok, tutto questo cambia. Ora è possibile invitare direttamente i consulenti e i partner a collaborare, mantenendo i documenti all’interno del perimetro aziendale, protetti dalla robusta infrastruttura di sicurezza di Certiblok basata su Blockchain e crittografia AES 256​​.

Immagina di lavorare su un progetto di consulenza strategica. Invece di inviare ripetutamente aggiornamenti e documenti al consulente via email, rischiando di perdere traccia delle versioni e dei commenti, puoi semplicemente invitarlo come utente esterno nel tuo account Certiblok. Una volta accettato l’invito, il consulente avrà accesso diretto ai documenti necessari, potrà apportare modifiche, lasciare commenti e collaborare in tempo reale, senza la necessità di scaricare o rispedire file. Questo non solo aumenta l’efficienza, ma garantisce anche che tutti lavorino sempre sull’ultima versione del documento, riducendo il rischio di errori e incomprensioni.

Un esempio pratico di utilizzo di questa funzionalità potrebbe essere quello di una società di ingegneria che lavora con vari subappaltatori su un grande progetto di costruzione. Invitando i vari subappaltatori come utenti esterni, la società può centralizzare tutte le informazioni e i documenti del progetto all’interno di Certiblok. Ogni subappaltatore può accedere solo ai documenti pertinenti alla sua parte del progetto, garantendo così una gestione sicura e ordinata delle informazioni. Inoltre, grazie alla funzione di gestione delle versioni di Certiblok, è sempre possibile risalire alle modifiche apportate da ciascun utente, mantenendo una tracciabilità completa e dettagliata del progetto​​.

La funzione di invito esterno si integra perfettamente con le altre caratteristiche avanzate di Certiblok, come le Audit Room e le Edit Room. Le Audit Room permettono di creare ambienti virtuali sicuri in cui è possibile condividere e ispezionare i documenti senza spostarli dalle loro cartelle originali. Questo è particolarmente utile durante le verifiche di conformità o le ispezioni regolatorie, dove è necessario fornire accesso temporaneo a documenti sensibili senza compromettere la loro sicurezza​​.

Le Edit Room, d’altra parte, sono spazi di lavoro collaborativo dove è possibile modificare i documenti insieme agli utenti esterni invitati. Una volta terminata la fase di modifica, i documenti vengono esportati nella piattaforma principale e non possono più essere alterati, garantendo così l’integrità delle versioni finali. Questa funzionalità è ideale per sessioni di brainstorming, revisione documentale o stesura collaborativa di report e analisi​​.

Un altro esempio potrebbe riguardare una società di consulenza fiscale che deve lavorare a stretto contatto con i clienti su documenti confidenziali. Utilizzando la funzione di invito esterno, la società può dare ai clienti accesso diretto ai documenti necessari per la revisione, raccogliere feedback in tempo reale e garantire che tutte le informazioni siano trattate con il massimo livello di sicurezza. I clienti possono visualizzare, commentare e caricare documenti direttamente sulla piattaforma, eliminando la necessità di inviare email con allegati sensibili e riducendo così il rischio di violazioni dei dati​​.

La nuova funzionalità “Invita Utente Esterno” di Certiblok rappresenta un significativo passo avanti nella gestione collaborativa dei documenti, mantenendo la sicurezza e la tracciabilità come priorità. Questo strumento è destinato a rivoluzionare il modo in cui le aziende interagiscono con consulenti, partner e clienti, offrendo una soluzione sicura, efficiente e facile da usare per la collaborazione documentale. Con Certiblok, puoi essere certo che i tuoi dati sono sempre protetti e accessibili solo a chi autorizzi, rendendo la collaborazione esterna non solo possibile, ma anche sicura e controllata.

Giacomo Beriotto
Social Media Manager Certiblok

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Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


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L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


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Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


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Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


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