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La Sezione Documenti su Certiblok: un approfondimento dettagliato

11
Giu

La gestione dei documenti è diventata una parte fondamentale delle operazioni aziendali quotidiane. Certiblok, una piattaforma innovativa che sfrutta la tecnologia blockchain, offre una soluzione avanzata e sicura per la gestione dei documenti. In questo articolo, esploreremo in dettaglio la sezione “Documenti” di Certiblok, spiegando come ogni funzionalità contribuisce a migliorare l’efficienza e la sicurezza nella gestione dei file aziendali.

Documenti in Entrata

La sottosezione “Documenti in Entrata” è progettata per fornire una visione chiara e organizzata di tutti i documenti condivisi con l’utente. In questa sezione, gli utenti possono vedere immediatamente una serie di dettagli cruciali per ogni documento, tra cui:

  • Icona del tipo di file: un’indicazione visiva rapida del formato del documento.
  • Nome del file: il titolo specifico del documento.
  • Data di ricezione: quando il documento è stato ricevuto.
  • Proprietario: chi ha condiviso il documento.
  • Data di scadenza: se il documento ha una validità temporale.
  • Validità: se il documento è ancora valido o se è scaduto.
  • Cartella di assegnazione: la possibilità di organizzare i documenti in cartelle specifiche.

Oltre a queste informazioni, gli utenti hanno l’opzione di cancellare i documenti non più necessari, mantenendo così l’area di lavoro pulita e organizzata.

Tutti i Documenti

La sezione “Tutti i Documenti” offre una panoramica completa di tutti i file caricati dall’utente su Certiblok. Oltre a fornire le stesse informazioni disponibili nella sezione “Documenti in Entrata”, questa sezione aggiunge la capacità di assegnare i documenti alle “Audit Room”, spazi virtuali dedicati alle verifiche e alle revisioni documentali. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende che necessitano di coordinare le attività di audit in modo efficiente e sicuro.

Preferiti

Per una gestione ancora più personalizzata, la sezione “Preferiti” permette agli utenti di accedere rapidamente ai loro documenti più importanti. Qui, ogni documento è accompagnato da dettagli quali:

  • Tipo di file
  • Nome del file
  • Proprietario
  • Versione
  • Data di scadenza
  • Cartella di assegnazione
  • Audit Room di appartenenza

Inoltre, grazie a un pratico menù a tendina, gli utenti possono eseguire diverse azioni direttamente da questa sezione. Queste azioni includono l’assegnazione di una scadenza, la condivisione del file, l’assegnazione a una Audit Room, e lo spostamento del documento tra diverse cartelle. Questa flessibilità rende la gestione dei documenti preferiti non solo più semplice, ma anche più efficiente.

Richieste

La sezione “Richieste” è dedicata alla gestione delle richieste documentali, sia in entrata che in uscita. Gli utenti possono vedere la lista dei documenti per i quali hanno ricevuto o eseguito una richiesta. Questa funzionalità è essenziale per tracciare lo stato delle richieste e garantire che tutte le necessità documentali vengano soddisfatte in modo tempestivo.

La Scheda del Documento

Una delle funzionalità più potenti di Certiblok è la scheda dettagliata di ogni documento. Una volta selezionato un documento, gli utenti possono accedere a una vasta gamma di informazioni e opzioni, tra cui:

  • Nome del documento
  • Proprietario
  • Tutte le versioni del documento
  • Data di acquisizione
  • Data di scadenza (con possibilità di assegnarne una)
  • Tipo di file
  • Cartella di appartenenza
  • Ultimi accessi al file
  • Anteprima del file
  • Condivisione del documento con più persone

Inoltre, dalla scheda del documento, gli utenti possono scaricare il file, aggiungerlo alla lista dei preferiti, spostarlo nel cestino o visualizzare/scaricare un QR code associato al documento. Questo QR code è una funzione innovativa che permette una consultazione veloce e sicura del documento, facilitando la condivisione e l’accesso immediato.

Un’altra caratteristica cruciale della scheda del documento è la possibilità di visualizzare le note dell’Auditor se il documento è in revisione. Questo permette una comunicazione trasparente e immediata tra gli utenti e gli auditor, migliorando il processo di revisione documentale.

Vantaggi della Piattaforma Certiblok

La piattaforma Certiblok offre numerosi vantaggi che rivoluzionano la gestione documentale. Alcuni dei principali benefici includono:

  • Sicurezza: Grazie alla tecnologia blockchain, i documenti sono protetti da accessi non autorizzati e da potenziali manipolazioni.
  • Decentralizzazione: I file sono frammentati e distribuiti su una rete di 26.000 nodi, rendendoli inaccessibili dall’esterno.
  • Gestione delle scadenze: Con funzionalità avanzate per la gestione delle date di scadenza, gli utenti sono sempre informati sui documenti in scadenza.
  • Versioni del documento: Tutte le versioni dei documenti sono sempre disponibili e visualizzabili, garantendo la massima trasparenza e tracciabilità.
  • Condivisione attiva: La condivisione dei documenti è semplice e sicura, con notifiche automatiche per gli aggiornamenti.
  • Audit Room: Creazione di spazi virtuali per le verifiche documentali, migliorando la gestione e la collaborazione durante le ispezioni.
  • Edit Room: Un ambiente collaborativo per apportare modifiche ai documenti in modo sicuro.
  • QR Code: Generazione automatica di QR code per una rapida consultazione e condivisione dei documenti.

La sezione “Documenti” di Certiblok rappresenta una soluzione completa e innovativa per la gestione documentale. Con funzionalità avanzate e una sicurezza senza pari, Certiblok è la piattaforma ideale per le aziende che desiderano migliorare l’efficienza e la sicurezza nella gestione dei loro documenti.

 

Gianluigi Michelotto
Co Founder Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM® – Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


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Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


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