Una Audit Room è una cartella virtuale, che si crea in automatico, ogni volta che si assegna ad un documento uno o più argomenti che lo possono riguardare. Ad esempio il documento della scheda tecnica di un componente elettronico, o un manuale di istruzioni, che normalmente si trovano nelle cartelle “Schede Tecniche” e “Manuali di Istruzione”, possono essere documenti che vengono ispezionati per una certificazione ISO 9001 o ISO 27000.

In questo caso, aggiungendo il tag Audit Room ISO 9001 e/o ISO 27000 ai documenti originali, questi verranno mostrati anche nelle rispettive cartelle Audit Room che si creeranno automaticamente. In caso di ispezione, tutti i documenti necessari dovranno essere cercati nelle varie cartelle della sezione “Le mie Cartelle” ma li si troveranno tutti già raccolti nelle Audit Room di assegnazione.

Assegnando il tag Audit Room ad un documento. Questo può essere fatto in fase di caricamento nella piattaforma seguendo la procedura guidata, nella scheda del documento che si apre cliccando direttamente sopra la descrizione del documento presente in cartella, oppure nella voce “Assegna Audit Room” che si trova cliccando l’icona tre pallini a destra in fondo alla descrizione del file.

Se non disponibile il tag della Audit Room desiderata, si può creare un nuovo tag entrando nella sezione Audit Room, che si trova nella barra delle sezioni a sinistra, e cliccando il tasto “Crea nuova Audit Room” che si trova in alto a destra, oppure in fase di assegnazione Audit Room ad un documento. Se non si trova il tag desiderato, nel pop up che si apre in questa fase, si può cliccare il tasto “Crea nuova Audit Room” che si trova in alto a destra del pop up.

Tutte quelle che si desidera.

Puoi invitare un auditor inserendo direttamente il suo nome, se presente nella tua lista contatti, oppure la sua mail nell’apposito spazio, che trovi all’interno della audit room in alto a destra, auditor e note dell’auditor. Quando inserirai le date di inizio e fine ispezione, verrà inviata una mail di avviso invito all’ispezione all’auditor. L’audit room sarà ispezionabile dalla data di inizio ispezione impostata.

Quando l’ispettore riceve la notifica che è stato invitato ad ispezionare i documenti presenti in una audit room, nelle date previste, l’auditor può: 

• cliccando sul nome dei documenti presenti nella audit room, può ispezionare e visualizzare il documento ed inserire delle note sugli stessi tramite l’apposito spazio che si trova in basso nella scheda del documento.
• Inserire una valutazione del documento, utilizzando l’apposita selezione “Stato della revisione”, indicando se il documento è Approvato, Approvato con riserva oppure Rifiutato.
• Inserire documenti, quali il report ispettivo finale, nell’apposita sezione “Documenti dell’auditor” che si trova in alto nella sezione centrale.
• Avviare una videoconferenza privata immediata cliccando sul bottone apposito che si trova in alto a destra nella sezione centrale.
• Richiedere documenti mancanti con l’apposito bottone che si trova in alto a sinistra della sezione centrale
• Chiudere le operazioni di ispezione con l’apposito tasto in alto a destra nella sezione centrale. In questa occasione può anche essere valutata l’ispezione completa con Approvazione o Rifiuto dell’esaminatore. Si possono anche aggiungere note di motivazione compilando l’apposito tasto.

Una volta completata l’ispezione, l’audit room viene archiviata nella sezione “Archivio audit room” che si trova nel menù di sinistra.

Si, un ispettore può:

• cliccando sul nome dei documenti presenti nella audit room, ispezionare e visualizzare il documento ed inserire delle note sugli stessi tramite l’apposito spazio che si trova in basso nella scheda del documento.
• Inserire una valutazione del documento, utilizzando l’apposita selezione “Stato della revisione”, indicando se il documento è Approvato, Approvato con riserva oppure Rifiutato.

Si, ma solo nell’apposita sezione “Documenti dell’auditor” che si trova nel tasto in alto a destra, all’interno dell’audit room. Qui può caricare report dell’ispezione o altro a suo piacimento. Non è permesso all’ispettore caricare documenti nella lista documenti.

Il tempo a disposizione per l’ispezione è determinato dalle date di apertura e chiusura della audit room, impostata da te. Alla scadenza del termine, l’ispettore non avrà più accesso all’audit room fino ad una eventuale riapertura dell’audit room.

Si, l’intera audit room con i documenti, le note, le valutazioni e quanto eventualmente caricato dall’ispettore, vengono salvati nella sezione “Archivio audit room”, che si trova nel menù di sinistra.

Si, un qualsiasi utente Certiblok può inserire il tuo nominativo e invitarti ad una ispezione di II° livello (ad esempio un tuo fornitore).

Ci sono due modi di utilizzare il sistema di Videocall integrato di Certiblok:

Dashboard: Il pulsante che si trova nella dashboard, in alto a sinistra, apre un pannello dove inserire il nome o la mail del tuo interlocutore. A questo punto il sistema invia due due mail di invito alla video call, una a te stesso e una al tuo destinatario di chiamata.

Cliccando sul tasto che appare nella mail si viene collegati immediatamente in videocomunicazione

Audit Room: Il taso che si trova all’interno della audit room, una volta cliccato, mette in comunicazione diretta te con il tuo auditor, senza passaggi ulteriori.

No, puoi usare il sistema di videocomunicazione di Certiblok con chi vuoi senza la necessità per il tuo interlocutore di accedere con registrazioni, password o altro. Ti basta inserire la mail o il nome utente, se è già utente Certiblok, nel modulo che si apre quando clicchi il tasto nella dashboard ed inserire un testo se desideri comunicare orario, data o altro al tuo interlocutore.

E’ possibile caricare i tuoi documenti direttamente dalla Dashboard, cliccando sul tasto “Carica nuovi documenti” che si trova in alto a sinistra nella sezione di centro, oppure nella sezione “Le mie cartelle” cliccando il tasto “Carica documento” che si trova in alto a destra. Si aprirà una procedura guidata che ti seguirà in tutto il processo di caricamento del file e assegnazione cartella, scadenza e audit room.

Se desideri inviare un documento a qualcuno ed essere sicuro che non solo lo ha ricevuto, ma anche sia sempre informato ogni volta che quel documento sarà aggiornato o rinnovato un periodo di scadenza, con Certiblok puoi usare la funzionalità condividi documento. Al tuo contatto verrà inviato un collegamento attivo al documento. Ogni volta che il documento subirà una notifica tutte le persone collegate al documento verranno informate istantaneamente.

Puoi condividere tutti i tuoi documenti con uno o più contatti (senza limite). La condivisione può essere fatta direttamente in fase di caricamento del documento su Certiblok, seguendo la procedura guidata, Cliccando sul documento una volta caricato e aggiungendo un collegamento cliccando sul comando “Condivisioni attive” , oppure cliccando i tre pallini che trovi a destra del documento caricato, cliccando su “condividi file” nella finestra che si apre.

Entrando nel menù “Le mie cartelle”, si troverà in alto a destra il comando “Crea cartella” oppure nelle procedure di spostamento di cartella, sia nella finestra che appare cliccando i tre pallini a destra del nome del documento che nella finestra riepilogativa del documento che si apre cliccando direttamente il nome del file.

Tutte quelle di cui hai bisogno

Si, puoi cancellare le cartelle e rinominarle a piacimento. Quelle già preimpostate sono solo un esempio di utilizzo di Certiblok. 

Ricevi un documento direttamente in “Documenti in entrata” che trovi nel menù comandi a sinistra. 

E’ la cartella dove arrivano i collegamenti attivi ai file che qualcuno ti ha condiviso. Da lì puoi decidere in cartella spostarli, a che audit room assegnarli e se vuoi, a tua volta, condividerli con qualcuno.

Si, se possiedi un file al di fuori della piattaforma, utilizzando la procedura di caricamento dei file, puoi caricare, condividerli con chi vuoi. Se vuoi ricevere il documento originale, con l’indicazione del proprietario effettivo, puoi richiedere che il documento ti venga condiviso dal proprietario (se è un utente Certiblok).

Durante la fase di caricamento di un documento, tramite la procedura guidata, oppure cliccando sul documento già caricato, modificando la data di scadenza già presente.

CertiBlok, ti avvisa 30 giorni prima della scadenza del documento

Chi ti ha fornito il documento deve aggiornare il documento e/o la scadenza dello stesso.

Si Certiblok conserva tutte le versioni del tuo documento. Le indicherà con un numero versione progressivo e potrai sempre tornare indietro ne tempo per vedere da dove sei partito.

Se avevi già condiviso il file non è necessario fare nulla. Certiblok si occuperà di avvisare tutti i collegamenti. Se invece non avevi già condiviso il file con qualcuno, nel momento in cui lo fai non dovrai più preoccuparti di informare quella persona in futuro.

Sia per mail che nel centro notifiche Certiblok che trovi in alto a destra della piattaforma.

Si, è tutto gestibile accedendo al tuo profilo account, che si trova in basso a sinistra della piattaforma. Seleziona la voce Impostazioni e seleziona le notifiche che vuoi ricevere nella sezione “Gestisci notifiche”.

Direttamente dalla Dashboard cliccando il tasto Richiedi documento in alto a destra, nella sezione “Le mie cartelle”, sempre con il tasto richiedi documento che trovi in alto a destra, oppure selezionando il contatto desiderato in “Lista contatti” e cliccando il tasto “Richiedi documento”.

La blockchain (letteralmente “catena di blocchi”) è una struttura dati condivisa e “immutabile”. Può essere definita come un registro digitale le cui voci sono raggruppate in “blocchi”, concatenati in ordine cronologico, e la cui integrità è garantita dall’uso di crittografia. Il suo contenuto, una volta scritto, non è più né modificabile né eliminabile, a meno di non invalidare l’intero processo. In caso di modifiche al dato viene registrato un nuovo blocco concatenato in ordine cronologico con integrità nuovamente garantita.

Il cloud storage tradizionale è centralizzato, il che significa che i dati sono archiviati in data center di proprietà e gestiti da provider di storage come Amazon, Microsoft e Google. Hanno alcuni data center concentrati a livello regionale, in cui i dati sono controllati da quelle singole entità in poche posizioni. Pensiamo che ci sia un modo migliore di gestire la tua Privacy e la sicurezza dei tuoi dati. La gestione decentralizzata dell’archiviazione garantisce il massimo della privacy e della sicurezza per i tuoi contenuti più importanti. Certiblok controlla l’efficienza e la funzionalità dei nodi, su cui sono archiviate le porzioni dei file crittografati, tramite smart contract gestiti su rete blockchain. Se le regole vengono rispettate il nodo viene confermato e remunerato tramite token, altrimenti viene escluso dalla rete decentralizzata.

Certiblok è basato su un’architettura completamente decentralizzata e trustless, il che significa che non devi fidarti di noi per mantenere i tuoi dati al sicuro: è così che funziona.

Ogni file, che viene caricato su Certiblok, è diviso in 80 o più pezzi diversi e ogni pezzo è memorizzato su un nodo diverso. Il recupero e la ricostituzione di un file richiede solo 29 pezzi del documento originale. L’accesso al documento è riservato a chi lo ha caricato ed, eventualmente, a chi lo riceve in condivisione. Nemmeno Certiblok ha accesso ai tuoi contenuti. Ogni file e i relativi metadati sono crittografati con la crittografia AES-256 per impostazione predefinita e il sistema distribuisce parti del file con codice di cancellazione a un insieme diversificato di nodi di archiviazione in tutto il mondo.