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Archiviazione documentale con valore probatorio: come ottenere integrità certificata con Certiblok

28
Lug

Archiviazione documentale con valore probatorio significa poter garantire che ogni versione di un documento sia autentica, tracciabile e non alterabile. Questo non è più un sogno per pochi, ma una realtà concreta grazie a Certiblok: una piattaforma di gestione documentale decentralizzata che assicura integrità certificata e controllo completo sui tuoi file.

Che cos’è l’archiviazione documentale a valore probatorio?

Per definizione, un’archiviazione ha valore probatorio quando i documenti conservati possono essere utilizzati come prova legale in caso di contenzioso. Questo implica tre requisiti fondamentali: autenticità, integrità e immutabilità. La semplice scansione di un file non basta: serve un sistema in grado di certificare chi ha creato un documento, quando, e che questo non è stato modificato nel tempo.

Come garantisce Certiblok l’integrità e la tracciabilità dei documenti?

Con Certiblok, ogni documento caricato viene suddiviso in 80 frammenti, cifrato con algoritmo AES-256 e distribuito su oltre 26.000 nodi monitorati dalla Blockchain Ethereum. In pratica, ogni modifica viene registrata in modo indelebile e ogni versione resta disponibile, consultabile e associata al suo autore.

  • Versionamento automatico: tutte le versioni del documento sono salvate e accessibili.

  • Tracciabilità del proprietario: ogni documento ha un “owner” certificato.

  • Immutabilità garantita: la Blockchain assicura che nessuna versione possa essere alterata o cancellata.

  • Audit Room: crea ambienti digitali dove condividere documenti per verifiche e ispezioni senza muoverli.

Perché dovresti fidarti di un sistema decentralizzato?

Perché è l’unico modo per eliminare un punto singolo di vulnerabilità. Nessun file è salvato in un server centrale, nessun accesso può avvenire senza autorizzazione. Con il sistema DRM® integrato in Certiblok, ogni operazione è verificabile. Questo è fondamentale se gestisci contratti, perizie, documenti fiscali o qualsiasi file che richieda una cronologia verificabile.

Inoltre, puoi generare QR-Code per accedere in sicurezza ai documenti o condividerli in modo controllato. Ogni accesso, ogni modifica e ogni condivisione è registrata.

In quali contesti si applica questo valore probatorio?

Se ti occupi di:

  • consulenza legale o fiscale

  • gestione HR

  • compliance e privacy

  • contabilità o revisione

…allora probabilmente hai già sentito parlare di problemi legati alla validità dei documenti. Certiblok ti offre uno strumento per non solo conservare, ma certificare i tuoi file. Puoi approfondire come funziona contattandoci e richiedendo una demo gratuita oppure leggere il nostro approfondimento sul blog con casi pratici.

Qual è il vantaggio rispetto ad altre soluzioni?

  • Non richiede software esterni

  • Funziona anche da mobile

  • Offre videochiamate integrate e gestione calendari

  • È conforme alla normativa GDPR

E soprattutto, sei tu ad avere il controllo, non il software, non il provider. Solo tu decidi chi accede, quando, per quanto tempo, e su quale versione del documento.

Gianluigi Michelotto
Co Founder Certiblok

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CERTIBLOK,
LA PIATTAFORMA DRM®
Document Relationship Management,

che rivoluziona il modo di gestire e condividere i documenti, anche quelli più riservati.

Semplifica il lavoro in team, gestisce le scadenze, ti collega con clienti, fornitori, consulenti ed enti ispettivi, garantendo la massima protezione del tuo patrimonio documentale attraverso il cloud decentralizzato e la tecnologia Blockchain.

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM® – Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!