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Archiviare dati online: come organizzare file e cartelle

18
Mar

Nell’era digitale in cui viviamo, archiviare i nostri file online è diventata una necessità cruciale. Sia che si tratti di una piccola impresa che cerca di tenere traccia delle proprie fatture o di un libero professionista che gestisce i progetti dei clienti, avere un sistema organizzato per archiviare file e cartelle è essenziale. E con l’aumento dell’importanza della sicurezza dei dati e della privacy, sapere dove e come archiviare questi dati diventa ancora più cruciale.

Partiamo dalla base: la nomenclatura dei file e delle cartelle. Adottare una nomenclatura chiara e descrittiva per i file non solo aiuta a identificarne rapidamente il contenuto senza doverli aprire, ma facilita anche la ricerca e l’archiviazione automatizzata. Immaginate di cercare una fattura specifica in una montagna di file denominati in modo vago come “Documento1.pdf” o “Nota.txt”. Invece, nomi come “20230115-fattura-articoliufficio-Rossi.pdf” o “20230505-contratto-forniturasistemi-Bianchi.docx” offrono un contesto immediato su ciò che contengono, rendendo molto più semplice individuare il file desiderato.

Ma come organizziamo questi file? La scelta tra organizzare i file per cliente o per anno non è banale e può dipendere dalla natura del tuo lavoro o dalle tue preferenze personali. Organizzare i file per cliente può semplificare la gestione dei documenti relativi a un particolare individuo o azienda, ma potrebbe complicare le ricerche trasversali quando si cerca di ottenere una panoramica delle attività in un determinato periodo. D’altro canto, l’organizzazione per anno può facilitare la revisione dei documenti in base a quando sono stati creati o modificati, ma potrebbe rendere più difficile raccogliere rapidamente tutti i documenti relativi a un singolo cliente.

Una soluzione potrebbe essere l’adozione di un approccio ibrido, con cartelle principali organizzate per anno e sottocartelle dedicate a ciascun cliente all’interno di queste. Questo sistema unisce i vantaggi di entrambi gli approcci, consentendo una facile navigazione sia che si stia cercando di rivedere tutti i progetti di un cliente specifico, sia che si debba analizzare l’andamento annuale.

Quando poi si tratta di scegliere dove archiviare i nostri file online, i tradizionali servizi di cloud storage centralizzati offrono comodità e facilità d’uso ma possono presentare rischi legati alla sicurezza e alla privacy. Qui entra in gioco l’opzione di un cloud storage decentralizzato. Una piattaforma come Certiblok offre un’alternativa resistente ai singoli punti di fallimento, distribuendo i dati attraverso una rete di nodi gestiti da utenti in tutto il mondo. Questo non solo aumenta la sicurezza dei dati, ma garantisce anche una maggiore resilienza e disponibilità, poiché non c’è un unico punto di fallimento che potrebbe compromettere l’accesso ai dati.

Adottare un sistema di archiviazione dati ben pensato e implementare una strategia di organizzazione file efficace può sembrare un compito arduo, ma i benefici a lungo termine sono inestimabili. Riducendo il tempo speso nella ricerca di documenti e garantendo che i dati sensibili siano archiviati in modo sicuro, è possibile concentrarsi su ciò che conta davvero: far crescere il proprio business o portare avanti i propri progetti senza essere ostacolati da un archivio disorganizzato.

Giacomo Beriotto
Social Media Manager Certiblok

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